¿Cuánto tiempo pierde tu equipo comercial creando propuestas económicas manualmente? Copiar y pegar datos, buscar plantillas, redactar correos... son tareas repetitivas que consumen horas valiosas y aumentan el riesgo de errores.

En esta edición de Proyectos Reales en Líder IA, conocemos la historia de Iván Erazo, CEO de Tecnia Security, quien transformó un proceso manual y propenso a fallos en un sistema automatizado y eficiente utilizando Inteligencia Artificial.
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El Problema: El Caos de las "RFP" Manuales

Iván, ingeniero de sistemas y experto en seguridad informática, se dio cuenta de que en su empresa la creación de propuestas comerciales (RFPs) se hacía "a pedal".
  • Reprocesos constantes: Se usaban las mismas plantillas una y otra vez, modificando datos manualmente, lo que llevaba a errores como dejar nombres o precios de clientes anteriores.
  • Desorganización: No había un flujo estándar, lo que generaba inconsistencias en la presentación de las ofertas.
  • Pérdida de tiempo: Los ejecutivos comerciales dedicaban más tiempo a la "carpintería" del documento que a la estrategia de venta.

La Solución: Un Ecosistema de IA y Automatización

Para resolver esto, Iván no contrató un software costoso. Utilizó herramientas accesibles y las conectó inteligentemente:
  1. Google Forms: Para la recolección estructurada de datos (cliente, productos, precios).
  2. Google Drive: Para almacenar las plantillas base de los documentos con "placeholders" (etiquetas de texto) listos para ser reemplazados.
  3. Zapier: El cerebro de la operación. Un agente automatizado que toma los datos del formulario, busca la plantilla correcta y reemplaza la información.
  4. Google Gemini (IA Generativa): Aquí está la magia. La IA redacta automáticamente el "marco teórico" o la descripción técnica de cada producto seleccionado, manteniendo el diseño y el formato del documento original.
  5. Gmail: Envío automático del borrador final al ejecutivo comercial para una última revisión.
El impacto fue claro:

Resultados Inmediatos

  • Cero errores humanos en la transcripción de datos.
  • Consistencia visual y de marca en todas las propuestas.
  • Ahorro de tiempo masivo, permitiendo al equipo comercial enfocarse en cerrar ventas y no en redactar documentos.

Conclusión: "Lánzate al Agua"

La lección más importante de Iván no es técnica, es de mentalidad. A pesar de ser un perfil técnico, enfrentó la "parálisis por análisis" ante la inmensidad de herramientas de IA disponibles. Su consejo es simple: empieza ya. No necesitas ser un experto para automatizar procesos; necesitas curiosidad y la disposición de "ensuciarte las manos".

La IA no viene a quitarte el trabajo, viene a quitarte las tareas aburridas para que tú puedas brillar en lo estratégico.